Tech 7 min de lecture -21 sept. 26-MàJ 22 sept. 26 -Félix Monnier
Facturer automatiquement des contrats complexes : pourquoi les agents Claude changent la donne
Eiffage Energie Systèmes - Val de Loire achète de l'énergie en gros et la refacture à ses clients selon des modalités définies au contrat. Plus de cent sites suivis, plus de mille décomptes produits, et un écart entre le prix d'achat et le prix refacturé qui constitue la marge de l'activité. La demande arrivée à l'équipe Data & IA de Galadrim tenait en une phrase, automatiser cette refacturation.
1000 décomptes par an, et autant de manière de les calculer
Quatre objectifs venaient du métier, gagner des équivalents temps plein, réduire les erreurs, sortir le savoir des têtes et piloter l'activité. Trois inconnues les accompagnaient, et ce sont elles qui décidaient de la forme de la solution.
Un processus porté par l'expérience. D'une affaire à l'autre le chemin variait, et la façon de faire vivait comme une intention partagée par des gestionnaires expérimentés.
Des contrats très divers. Chaque contrat porte sa formule de révision, ses indices et ses modalités de régularisation, si bien que deux contrats presque identiques donnent deux chemins de calcul différents.
Un savoir-faire dans les têtes. Ce que les gestionnaires savaient du portefeuille était écrit nulle part, et un départ suffisait à le perdre.
Le travail s'appuyait donc sur Excel, avec un classeur par gestionnaire, un outil souple qui laisse peu de prise à la vérification automatique. Le rejeu des décomptes produits à la main situe leur justesse à 85 %, et les écarts restants portaient sur 5 à 10 % du montant, un niveau que l'outillage de l'époque explique davantage que les personnes qui l'utilisaient.
Le cahier des charges prévoyait un workflow entièrement déterministe, avec océrisation des contrats, analyse des formules, résolution de chaque symbole, puis calcul. Cette chaîne se heurte à une question, que se passe-t-il quand un avenant signé en décembre s'applique rétroactivement au premier janvier ? Un compteur en panne, des acomptes suivis d'une régularisation, une information absente du contrat, chacun de ces cas devient une branche de code qui traverse toutes les règles déjà écrites.
La solution : l'approche agentique
Le déterminisme reste nécessaire pour émettre de vraies factures, et il demande une forte agilité pour s'adapter à tous les cas de figure.
Les sources entrent telles qu'elles arrivent, l'agent choisit sa démarche à l'intérieur d'un harnais fermé, le calcul reste du code, et un gestionnaire valide avant émission. La boucle du bas porte le point le plus contre-intuitif du projet, puisqu'un arbitrage rendu par le métier enrichit la mémoire de l'affaire plutôt que le code.
Un agent, plus libre qu'un workflow, repose sur quatre briques dans le système livré.
1. Un modèle de domaine typé. Clients, contrats, avenants, relevés, indices et décomptes existent comme des objets proches du réel, et ce modèle a gardé sa forme depuis le début du projet.
2. Un harnais de dix-huit outils. Chaque action du métier devient une fonction appelable, avec son libellé en français que l'utilisateur voit dans le fil de conversation, et six outils de calcul spécialisés ont fusionné en un seul au fil du projet.
3. Une mémoire par affaire, en markdown. Tout ce qu'un gestionnaire sait sans que le contrat l'écrive vit dans un fichier texte versionné, que le métier lit et corrige lui-même.
4. Des calculs confiés à du code. Claude Sonnet 5 décide quoi calculer, du code déterministe calcule, et le serveur refuse une feuille de calcul qui alimente une ligne de facture sans déclarer un seul contrôle de cohérence.
Sur les trois familles de nouveautés rencontrées depuis la mise en service, une seule a demandé d'écrire du code, celle où une source de données inconnue exigeait un connecteur. Les imprévus et les concepts que le cahier des charges n'avait pas vus entrent dans la mémoire de l'affaire, et le métier s'en charge.
Les étapes pour réussir ce type de projet
Le passage en production suit cinq étapes, et la dernière reste une décision du métier.
1. Objectiver la performance. Une cible chiffrée, posée avec les gestionnaires avant la première ligne de code, soit accélérer sans régresser.
2. Co-construire avec le métier. Les gestionnaires décrivent leur façon de faire, et l'équipe outille cette façon de faire avec eux.
3. Mettre l'outil dans leurs mains. Ils testent sur leurs propres dossiers, ce qui fait remonter les cas qu'aucun cadrage ne pouvait énumérer d'avance.
4. Passer en production semi-automatique. L'agent produit, un gestionnaire valide chaque sortie avant émission, et la performance se mesure en continu.
5. Passer en production automatique. Cette étape reste conditionnelle, et le métier la décide quand la cible est tenue.
Le projet vit aujourd'hui dans le quatrième régime. Trois signes montrent qu'il est utilisé, plutôt que simplement livré. Les gestionnaires relisent un décompte préparé, là où ils le produisaient de bout en bout, donc le métier change de nature autant que de vitesse. Chaque arbitrage rendu enrichit la mémoire de l'affaire, si bien que les cas restés ouverts se referment sans intervention de l'équipe technique. Les contrôles de cohérence ont signalé en recette une ligne d'abonnement et un second tarif de taxe entré en vigueur en cours de mois, deux écarts qu'un tableur laisse passer par construction.
De 85 % à 95 % de décomptes justes
Indicateur
À la main
Avec l’agent
Temps par décompte
≈ 30 minde production
≈ 1 minmédiane sur 82 exécutions, puis relecture
Coût par décompte
≈ 20 €de gestionnaire
≈ 0,10 à 0,25 €d’inférence, hors relecture
Traçabilité
le classeur garde le résultat
trace rejouable, chaque valeur porte sa source
Le tableau porte le temps, le coût et la traçabilité, et les deux chiffres portent la justesse. Celle-ci gagne dix points, et le résultat tient ailleurs : quinze décomptes sur cent comportaient un écart qu'aucun contrôle automatique ne pouvait relever, tandis que les cinq pour cent restants ne sont aujourd'hui pas produits, parce que l'agent rend la main faute d'information.
Le coût se lit comme un ordre de grandeur, et la relecture humaine reste le vrai poste de dépense. L'inférence tient entre dix et vingt-cinq centimes par décompte, pour une moyenne de 76 000 tokens en entrée et 1 350 en sortie par exécution. Un système qui aurait couvert la totalité des cas aurait produit des décomptes incertains, sans moyen de les distinguer des autres.
« La collecte des données et les recalculs occupaient une part importante du temps de nos gestionnaires. Ils relisent aujourd'hui un décompte déjà préparé, avec chaque montant justifié et sa source, et ils gardent la décision de l'émettre. Ce temps rendu à l'expertise, et la traçabilité que nous y avons gagnée, nous ont convaincus. »
Philippe Bany, directeur d'activité Exploitation Maintenance - Région Centre Val de Loire, Eiffage Energie Systèmes
Où cette approche se justifie, de la facturation aux sinistres
La méthode se transpose, et les pourcentages restent ceux de ce métier et de cette cible. Un processus se prête à cette approche quand il combine un objectif unique et clair avec une exécution qui varie à chaque dossier, ce que l'on retrouve dans la facturation complexe, la gestion de sinistres, la conformité ou les achats.
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Ce projet a été mené par l'équipe Data & IA de Galadrim pour Eiffage Energie Systèmes - Val de Loire.
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